How to Implement Enterprise Technology (French Translation)

Written By: Eric Kimberling
Date: January 31, 2022

Lorsque vous vous lancez dans la transformation numérique d'un logiciel d'entreprise, il est important de bien comprendre les étapes à suivre pour réussir la mise en œuvre. J'ai rassemblé 7 étapes de mise en œuvre pour aider à former un plan d'action afin de soutenir le processus de transformation.

Avant de passer aux étapes, j'aimerais noter que l'une des plus grandes offres de services que nous proposons à nos clients est le soutien à la mise en œuvre et la gestion de projet de mise en œuvre. Il s'agit d'un aspect souvent mal compris de la transformation numérique, car beaucoup d'organisations ne pensent qu'à déployer des technologies. Même dans le domaine du simple déploiement de technologies, il y a un certain malentendu sur le point de départ.

Ces 7 grandes phases sont essentielles à toute transformation numérique ou mise en œuvre de logiciels d'entreprise.

Étape 1 : Sélection du logiciel

La première étape d'une mise en œuvre efficace d'un logiciel d'entreprise est l'évaluation du logiciel et le processus de sélection. Il est important de considérer et d'évaluer de manière agnostique et objective les différentes technologies disponibles sur le marché lors de cette première étape.

Ce qu'il faut garder à l'esprit ici, c'est qu'il y a beaucoup d'options sur le marché. Il existe des centaines de systèmes différents, allant des systèmes ERP à l'échelle de l'entreprise aux systèmes de gestion du capital humain liés aux ressources humaines, en passant par les CRM pour les équipes de vente, les systèmes d'exécution de la fabrication, les systèmes de gestion de la chaîne d'approvisionnement et de nombreuses autres technologies utiles.

La clé est de comprendre les priorités de l'organisation. Identifier les technologies les mieux adaptées et établir une liste restreinte potentielle dès que possible. Réduisez le champ à une ou plusieurs technologies qui sont les plus à même de résoudre les problèmes de l'entreprise.

Deuxièmement, la clé d'une sélection efficace consiste non seulement à définir les processus, les exigences et les priorités de l'entreprise, mais aussi à les évaluer d'une manière très agnostique et sans parti pris.

*C'est un domaine où des entreprises indépendantes, comme Third Stage Consulting, peuvent vous aider dans ce processus.

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Étape 2 : Planification de la mise en œuvre

Une fois la sélection du logiciel terminée, il est temps de définir le plan et la stratégie de mise en œuvre. Je dirais que c'est la partie la plus importante de tout le processus. Si la stratégie de mise en œuvre appropriée n'est pas consolidée ou alignée sur l'organisation, les problèmes commenceront à surgir.

Cette étape intermédiaire qui se situe entre la sélection et la conception du logiciel est cruciale. Plus le temps et l'argent consacrés à cette phase seront importants, plus l'accélération du processus sera réussie et, surtout, plus le coût de la mise en œuvre globale sera réduit.

La clé d'une stratégie de plan d'affaires efficace est de s'assurer que le plan du fournisseur de logiciels est réaliste pour l'organisation. Souvent, les fournisseurs de logiciels, les représentants commerciaux et les intégrateurs de systèmes vous proposeront un plan de projet totalement irréaliste. C'est la première étape du processus de planification de la mise en œuvre, s'assurer que les fournisseurs de logiciels techniques proposent un plan de mise en œuvre réaliste.

Deuxièmement, il est essentiel de s'assurer que le plan de mise en œuvre global inclut tout ce qui va au-delà de la technologie et des logiciels. Des choses comme l'amélioration des processus et le temps qu'il faudra pour les améliorer. Il est également important de prendre en compte la stratégie de changement organisationnel. Déplacer des personnes d'un point A à un point B peut sembler simple, mais la durée du processus peut être surprenante. Assurez-vous d'identifier l'état actuel et l'état futur des employés. Oui, cela prend du temps et de l'argent, mais cela en vaut la peine.

Enfin, pensez à la migration des données, à l'architecture de la solution et à l'intégration entre les systèmes. Ce sont des composantes techniques d'une transformation qui retardent souvent un projet. Assurez-vous de disposer d'un plan de mise en œuvre complet, exhaustif et réaliste avant de faire appel à un fournisseur de logiciels et à des intégrateurs de systèmes.

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Étape 3 : Conception

Une fois que le plan de mise en œuvre, y compris les stratégies de mobilisation des ressources et de déploiement, est solidement établi, il est temps de commencer la phase de conception. À ce stade de la conception, les processus d'affaires de l'état futur devraient être clairement définis, idéalement pendant la phase de planification, et mieux encore pendant la phase d'évaluation du logiciel.

Les futurs processus opérationnels doivent être définis comme un préalable à la phase de conception. Une fois cette définition terminée, il est temps de commencer à concevoir le logiciel, la technologie et le bâtiment sur la base de cette conception.

En fin de compte, la phase de conception est extrêmement importante car elle permet de faire le lien entre les besoins et les exigences de l'entreprise. C'est à ce moment que le projet commence à migrer vers la phase de construction.

Étape 4 : Construction

La phase suivante de la mise en œuvre est la phase de construction. Maintenant que les processus opérationnels ont été définis et que le logiciel a été conçu de manière conceptuelle, il est temps de le construire réellement. C'est à ce moment-là, souvent, que les ressources techniques, les consultants techniques externes, se mettent au travail et commencent à construire le logiciel pour répondre aux spécifications définies lors de la phase de conception.

Étape 5 : Test

Il est temps de tester le logiciel et de s'assurer qu'il fonctionne correctement. Pour commencer, il y a quelques phases différentes ou quelques itérations différentes du cycle de test. La première est le test unitaire, qui est un peu plus technique. Il s'agit de s'assurer que la technologie elle-même fonctionne.

Si vous évaluez un microcosme de la technologie globale, un certain processus commercial ou une fonction au sein de la technologie, vous vous assurez que cet aspect individuel fonctionne. Confirmez les configurations et assurez-vous que les données circulent correctement dans le système.

La phase suivante des tests est généralement appelée intégration. C'est là que les différents éléments sont pris et testés au sein de la technologie. Les tests d'intégration doivent porter non seulement sur les processus métier de bout en bout, mais aussi sur tous les systèmes tiers utilisés par l'entreprise. Par exemple, si un nouveau système ERP est déployé et que le système de gestion du capital humain est toujours actif, ou le système d'exécution de la fabrication, les deux doivent être liés.

Une fois cette deuxième phase de test terminée, il est temps de passer aux tests d'acceptation par l'entreprise ou par l'utilisateur. Ces tests sont moins axés sur la technologie et visent davantage à s'assurer que les besoins de l'entreprise sont pris en compte et que les processus opérationnels fonctionneront du point de vue du cours. En d'autres termes, il se peut que la technologie fonctionne parfaitement bien et que tous les bogues aient été éliminés, mais qu'elle ne fonctionne pas pour l'entreprise.

Ce sont les types de choses qui devraient ressortir des tests d'acceptation par les utilisateurs, qui, soit dit en passant, sont souvent appelés "pilotes de salle de conférence". Ce sont deux termes à garder à l'esprit. Essentiellement, leur lien est plus une simulation commerciale de ce à quoi ressemblerait l'utilisation de cette technologie dans un cadre de production. Les tests sont toujours en cours pour s'assurer que tout va bien et que les problèmes sont résolus avant la mise en service.

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Étape 6 : Mise en ligne

Une fois que les différentes itérations de test sont terminées, il faut passer à l'action. C'est à ce moment-là qu'il est temps de mettre en service le nouveau système et de commencer à l'utiliser en production. Avant la mise en service, la plupart des organisations peuvent ou doivent établir une liste de contrôle ou un point de vérification. Il s'agit simplement d'un outil d'atténuation des risques qui permet de s'assurer que tout est prêt pour la mise en service, car une fois que la situation est inversée, il est souvent impossible de revenir en arrière.

Soit le projet va réussir, et la production va se dérouler sans heurts, soit il y aura une sorte de perturbation au moment de la mise en service. Évidemment, nous essayons d'éviter cela, il est donc important d'avoir un point de contrôle avant la mise en service pour s'assurer que l'équipe a travaillé sur les risques ou qu'elle a au moins considéré tous les risques de la mise en service.

Étape 7 : Mise en ligne de la publication

La dernière étape du processus de mise en œuvre est la mise en service. Beaucoup d'organisations pensent qu'elles ont terminé une fois qu'elles ont atteint la mise en service et qu'elles passent à la prochaine étape. En réalité, ce n'est pas vrai, et ce pour plusieurs raisons.

  1. Beaucoup d'organisations échouent lamentablement lors du go live, et elles se retrouvent dans un chaos total, et doivent réparer les problèmes qu'elles ont créés pour le go live.
  2. Il y aura forcément une certaine instabilité au moment de la mise en ligne. Au minimum, il y aura des possibilités d'amélioration et d'optimisation.
  3. La période qui suit la mise en service est souvent considérée comme une phase de stabilisation. Les personnes qui ne comprennent pas le nouveau système ou qui rencontrent des difficultés vont être formées ou recyclées pour calmer les choses et les ramener à la normale. Mais, au-delà de cela, la phase ou sous-phase suivante du post go live doit se concentrer sur la découverte de l'optimisation et des avantages commerciaux.

Cette phase est extrêmement importante et est souvent négligée. Il est compréhensible que, lorsque les gens arrivent à la phase de mise en service, ils sont tellement prêts à en finir avec le projet qu'ils veulent simplement retourner à leur travail quotidien. Le problème est de considérer tout le temps et l'argent dépensés pour arriver à ce point. Allouez un peu de temps supplémentaire pour optimiser les avantages commerciaux et garantir un retour sur investissement positif.

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Autres considérations

Ce sont les sept phases majeures de toute mise en œuvre. On peut aussi les considérer comme une série séquentielle d'activités qui se déroulent tout au long de la mise en œuvre, mais il y a d'autres activités qui se déroulent parallèlement à ces sept tâches et dont je n'ai pas parlé.

Par exemple, la gouvernance du projet, ou le fait de s'assurer que les contrôles du projet sont en place pour garantir que toutes ces phases sont exécutées comme elles le doivent.

Il y a aussi l'atténuation des risques et la gestion des risques.  La partie gestion vise à identifier de manière proactive les risques avant qu'ils ne deviennent un problème, afin que l'organisation puisse les atténuer et les traiter. C'est quelque chose qui demande beaucoup de compétences et d'art de la part de personnes comme les consultants externes spécialisés dans l'ERP et les implémentations de logiciels d'entreprise. Il faut des personnes capables d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes réels et irrémédiables.

Enfin, et c'est sans doute le plus important, il y a le changement organisationnel de la direction. C'est quelque chose qui se déroule en parallèle tout au long du cycle. La gestion du changement doit commencer dès le processus d'évaluation et de sélection du logiciel et se poursuivre au-delà de la mise en service. Soyons francs, au bout du compte, le déploiement d'une nouvelle technologie sera la partie la plus difficile pour les employés de l'entreprise.

Ressources

J'espère que cela vous a aidé à mettre en perspective le processus de mise en œuvre. Il ne s'agit que de quelques conseils à garder à l'esprit tout au long des sept cycles de mise en œuvre d'un logiciel d'entreprise.

Je vous encourage à consulter le rapport 2021 sur la transformation numérique qui fournit les meilleures pratiques sur la façon de déployer la technologie, y compris la mise en œuvre de la technologie d'entreprise. Si vous avez des questions concernant ces sept étapes du processus de mise en œuvre, n'hésitez pas à m'en faire part directement. Je suis heureux d'être une caisse de résonance informelle alors que vous avancez dans votre parcours de transformation numérique.

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Author:
Eric Kimberling
Eric is known globally as a thought leader in the ERP consulting space. He has helped hundreds of high-profile enterprises worldwide with their technology initiatives, including Nucor Steel, Fisher and Paykel Healthcare, Kodak, Coors, Boeing, and Duke Energy. He has helped manage ERP implementations and reengineer global supply chains across the world.
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