Una grande domanda che le organizzazioni si pongono prima di implementare una nuova tecnologia è quando e come la gestione dei processi aziendali impatti nella loro trasformazione digitale. Lasciate che sia il software a determinare l’aspetto dei vostri processi o vi assicurate che i vostri processi aziendali guidino l’aspetto del software? Anche se la risposta è relativamente semplice, l’implementazione del software può sembrare una lotta per due motivi: le organizzazioni non vogliono reinventare la ruota se non devono farlo, né vogliono sentirsi obbligate a personalizzare il software se non è necessario. Scomponendo i processi aziendali in un formato distinto e operativo, è possibile stabilire esattamente ciò di cui si ha bisogno in un software aziendale e ottenere una solida presa su come procedere al meglio con la trasformazione digitale.
Quando attuare la gestione dei processi aziendali dipende dalla situazione in cui si trova la vostra organizzazione, ma giocherà sempre un ruolo vitale per un’implementazione di successo del software. La tempistica, tuttavia, varia a seconda di quale delle tre fasi della selezione del software vi state concentrando. Passiamo attraverso ognuna delle fasi del processo di selezione del software ed esploriamo come utilizzare la mappatura dei processi per guidare la trasformazione nella giusta direzione.
1. Fermati e valuta
Nella fase di valutazione, dovete passare del tempo a definire come saranno i vostri processi aziendali e come volete che sia il vostro stato futuro. Più chiara è la visione che avete di ciò che vuoi che sia la trasformazione e di ciò che volete diventare quando crescete, migliore sarà il risultato che avrete. Troverete una soluzione migliore per la vostra organizzazione se avete definito come volete che sia il vostro stato futuro e avete lavorato a ritroso per mappare come arrivarci. Inserisci la mappatura dei processi.
La sfortunata realtà è che molte organizzazioni non hanno necessariamente il budget, il tempo o le risorse da spendere per ridefinire i loro processi aziendali e tendono a saltare del tutto la fase di valutazione. Semplicemente non sono disposti a reinventare la ruota. È importante ricordare, tuttavia, che c’è una quantità enorme di valore nel definire i processi aziendali in anticipo, almeno concettualmente se non in pieno dettaglio.
2. Progettazione del software e dei processi di business
Una volta che avete creato un modello che inquadra le vostre operazioni generali, iniziate a riempire i vostri processi aziendali specifici. Per iniziare, scoprite i vostri due tipi di processi aziendali. Il primo tipo sono le vostre competenze principali. Queste sono le cose che vi rendono quello che siete come organizzazione. Sono il motivo per cui vincete contro la concorrenza, è ciò che fate bene e ciò che volete continuare a fare bene. È la “salsa segreta” della vostra organizzazione, e di solito ha a che fare con aspetti del vostro business che sono rivolti al cliente, basati sull’esperienza dei dipendenti o sul prodotto.
Sono le cose che si adattano e personalizzano per rendere la vostra organizzazione unica.
Il secondo tipo di processo di business sono i processi di commodity. Queste sono cose come la contabilità passiva o l’elaborazione degli ordini di acquisto. È quello che dovete fare come organizzazione ed è simile a quello che fanno tutte le altre organizzazioni. Queste sono cose che non si personalizzano perché sono destinate ad essere generiche, e sono efficienti già così.
Capite dove e come fluiscono i vostri dati e tutti i dipendenti che toccano un determinato processo. Comprendendo i flussi di dati, sarete in grado di identificare meglio il software adatto. Identificando tutti i dipendenti che toccano i processi che vedranno un cambiamento, potrete gestire meglio il cambiamento all’interno della vostra organizzazione.
3. La gerarchia dei processi aziendali
Per iniziare la mappatura dei processi, date priorità ai vostri processi collocandoli in una gerarchia. La gerarchia ha cinque livelli, con i processi commodity che rientrano nel livello 1 e le vostre competenze principali che arrivano al livello 5. Da qualche parte dopo i livelli 2 o 3 c’è il momento in cui la tecnologia che stai usando inizia ad avere importanza.
Più lontano si va, più è necessario essere dettagliati. Mentre nel livello 1 potete rinviare i processi al software, al livello 5 i vostri processi dovrebbero guidare la tecnologia. Le competenze di base sono i processi ad alta priorità e ad alto valore, e devi trovare un modo per far sì che la tecnologia supporti questi processi.
Gestione dei processi aziendali
Mentre ci si muove attraverso un progetto di trasformazione digitale, sappiate che avrete bisogno di gestire strategicamente tutti gli elementi, che vanno dai processi aziendali, ai dati, al cambiamento organizzativo. La mappatura dei processi non solo vi aiuterà a definire come i processi saranno modificati, ma vi aiuterà anche a definire come i singoli lavori stanno cambiando.
Se avete domande o bisogno di supporto su come mappare al meglio i vostri processi aziendali quando iniziate a esplorare le nuove tecnologie aziendali, non esitate a contattarmi direttamente. Sono sempre felice di essere una cassa di risonanza informale.
