Uno de los mayores debates en el mundo de la transformación digital y la implementación del ERP es ¿cuándo hacemos la gestión de los procesos empresariales? ¿Dejamos que el software determine cómo van a ser nuestros procesos? ¿O nos aseguramos de que nuestros procesos empresariales impulsen el funcionamiento del software? Parte de la razón por la que esto es una lucha para las organizaciones es porque no quieren reinventar la rueda si no tienen que hacerlo y es que no quieren tener que personalizar el software si no tienen que hacerlo.

Así que, antes de entrar en el cómo hacemos la gestión de los procesos empresariales, y responder a algunas de estas preguntas filosóficas que acabo de mencionar, vamos a hablar de cuándo hacemos la gestión de procesos empresariales, hay un par de maneras diferentes que esto podría funcionar. Todo depende del tipo de situación en la que te encuentres… pero voy a esbozar un par de ideas o un par de opciones para usted. Así que, en un mundo perfecto, usted tiene, en realidad, tres fases principales de cualquier proyecto:

  1. Selección de software, donde se evalúan diferentes opciones y se identifica el software que queremos utilizar.
  2. El diseño, en donde realmente se maqueta el software, se trazan los procesos empresariales con más detalle y se definen las estructuras de los flujos de trabajo.
  3. Implementación, donde se ejecuta la implementación del software.

En un mundo perfecto, pasaríamos bastante tiempo definiendo cómo van a ser nuestros procesos empresariales y cómo queremos que sea nuestro estado futuro en la fase de evaluación del software de un proyecto. Ahora bien, la razón de esto es que cuanto más clara sea la visión que tengamos de lo que queremos que se logre con esta transformación empresarial, mayor será el poder que tengamos para manifestar el resultado deseado. Cuanto más alineados estemos en torno a cuáles son esas respuestas como organización, mejores resultados obtendremos durante la fase de evaluación del software. Ahora, la desafortunada realidad para muchas organizaciones, ya sea buena o mala, es que no necesariamente tienen el presupuesto o el tiempo o los recursos para gastar y redefinir cómo van a ser sus procesos empresariales como parte de una evaluación de software.

Algunas organizaciones se saltan este paso fundamental porque no tienen necesariamente el tiempo o el dinero para invertir en el mapeo de los procesos empresariales. Definir los procesos empresariales por adelantado tiene un gran valor. Ahora, no estoy sugiriendo que defina todos sus procesos empresariales en una gran cantidad de detalles, pero, en general, vamos a conseguir salir del camino conceptual, cuando estamos hablando de dónde y cuándo nos centramos en los procesos empresariales. Lo ideal es que sea aquí, pero, para muchas organizaciones, acaba siendo en la fase de diseño.

Entonces, esto nos lleva a la pregunta de ¿cómo definimos los procesos empresariales y cuándo? No vamos a tener la misma respuesta de cómo manejamos la gestión de los procesos empresariales para cada parte de nuestro negocio, vamos a basarlo en la priorización de nuestros diferentes procesos empresariales. Y de nuevo, esto es operar con la suposición de que el tiempo y el dinero y los recursos no son ilimitados, y tenemos que centrar realmente nuestros esfuerzos para asegurarnos de que obtenemos el mayor valor de cualquier tipo de esfuerzo que ponemos en esto. Por lo tanto, es útil, en primer lugar, dividir nuestros procesos empresariales en dos grupos.

Competencias básicas

Estos son los diferenciadores que realmente nos hacen ser lo que somos como organización. Por eso vencemos a la competencia; esto es lo que hacemos realmente bien. Y queremos seguir haciéndolo realmente bien. ¡Es nuestra salsa secreta! Las competencias básicas son funciones que queremos hacer de forma diferente, queremos seguir conservando estas competencias básicas. Si lo pensamos bien, no queremos que todos los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) sean capaces de hacer estas cosas porque, si lo hicieran, no serían competencias básicas, todos los demás competidores del sector también tendrían los mismos procesos y nosotros perderíamos nuestra ventaja. Es probable que haya que personalizar estas funciones.

Priorizar los procesos

Ahora, la segunda forma en que vemos los procesos empresariales de ruptura, es pensar en esto en una especie de jerarquía. Los niveles de uno a cinco del mapeo de procesos empresariales le sonarán. Probablemente la forma más sencilla de explicar esto es que usted comienza con sus macroprocesos en un nivel alto, que sería el nivel cero, y luego va bajando hasta el nivel cinco.

Por ejemplo, tomemos los 20 pasos principales que se dan en la organización desde el pedido hasta el cobro. La realidad es que hay cientos de sub-pasos dentro de eso. Pero sólo estamos dando la visión macro de alto nivel en esta ocasión. Así que, para entender cómo tratamos estos dos grupos de manera diferente, tenemos que ver de qué nivel del proceso de negocio estamos hablando. Aquí estamos hablando del nivel cero a uno. Y luego, para cada nivel inferior, estamos desglosando cada una de estas cajas en más y más detalles a medida que bajamos hasta el nivel cinco. Así, cuando llegamos al nivel cinco, esto es transaccional: son los botones que pulsamos, los campos que rellenamos, las aprobaciones que tenemos fuera del sistema, etc.

Volviendo al punto original de ¿dónde situamos los procesos empresariales? Empecemos por la respuesta fácil. La parte más fácil de responder es que cuando llegamos al punto en el que la tecnología importa, importa la tecnología que estás utilizando.

Llamemos a esto los procesos específicos de la tecnología. Desde este punto hacia abajo, donde necesitamos saber qué tecnología estamos utilizando, no vamos a llegar a ese nivel de detalle aquí en la evaluación del software. Vamos a esperar a hacerlo aquí en el diseño porque necesitamos saber qué software estamos implementando antes de llegar a ese punto. No queremos llegar a ese nivel de detalle para ninguno de nuestros procesos empresariales hasta que lleguemos a la fase de diseño.

En lo que respecta a las competencias básicas, especialmente si estamos en la fase de evaluación del software, intentando definir cuáles son las mejoras de los procesos empresariales, vamos a priorizar estas áreas de alto valor. Podríamos profundizar un poco más aquí y toparnos con esta línea de puntos en la que definimos cómo queremos que sean nuestros procesos de forma agnóstica a la tecnología. Por lo tanto, si estamos utilizando SAP / Oracle / Microsoft, o si estamos utilizando un lápiz y papel y hojas de cálculo de Excel – no importa realmente, no cambia el aspecto fundamental de lo que hacemos.

Esta es la forma más fácil de pensar en cómo priorizamos nuestros procesos empresariales. ¿Cómo definimos el nivel de detalle en el que nos adentramos? Y, en última instancia, ¿en qué momento del proyecto lo hacemos? Todo esto nos lleva a preguntarnos cómo facilitamos el mapeo de los procesos empresariales. ¿Cómo lo hacemos si no utilizamos el software para dirigir estos procesos empresariales o para definirlos? Una de las herramientas más potentes que hemos visto y utilizado en Third Stage es una empresa llamada HP QC. Visite HPQC.org y obtenga más información sobre esta organización.

Los procesos empresariales pueden planificar el cambio

Todo este ejercicio no se refiere únicamente a la gestión de los procesos empresariales, sino también a la gestión del cambio organizativo, ya que, a lo largo de todo el proceso, definimos cómo va a cambiar la organización y, lo que es más importante, definimos cómo van a evolucionar los puestos de trabajo individuales y el impacto en la cultura. Hemos identificado algunos impactos del cambio y podemos empezar a trabajar en la estrategia de cambio de la organización para abordar esos impactos. Esta es otra buena razón por la que, desde el punto de vista de la gestión del cambio, es tan valioso trasladar todo el trabajo de los procesos empresariales por adelantado.

Cuando se piensa en el mapeo de los procesos empresariales, es importante no sólo pensar en los procesos y en el diseño del software, sino también en el componente humano y en la forma de hacer posible esos cambios con las personas.

Para obtener más información sobre este mismo tema, te invito a descargar nuestro Informe de Transformación Digital 2021, que contiene las mejores prácticas en torno a las implementaciones de ERP, y mucha más información relacionada con el mapeo de procesos empresariales y la gestión del cambio organizacional. También estoy siempre disponible para ser un recurso a través de su proceso de transformación digital. Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo directamente con cualquier pregunta.

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