Al evaluar los sistemas ERP, todo el proceso de demostración del proveedor es una completa pérdida de tiempo. Al hacer esto durante más de 20 años, descubrimos que esas demostraciones pueden darle una imagen inexacta de lo que el software puede y no puede hacer. Casi siempre hay una desconexión entre lo que se ve en las demostraciones, lo que los productos pueden hacer realmente, y cómo esos productos podrían encajar en su organización.

Las demostraciones no muestran el software real

Una de las ventajas de ser representante de ventas de un proveedor de ERP o software HCM es que se obtienen versiones avanzadas del software. Estas son las versiones del software que siempre suelen mostrarse.

En las demostraciones, los vendedores no muestran gran parte del software, sino que muestran capturas de pantalla de PowerPoint en su computadora. La verdad es que ni siquiera acceden a la versión en la nube del software durante las demostraciones.

Los representantes de ventas tienen una serie de herramientas a su disposición que pueden o no reflejar el software que realmente se va a comprar. Este es el primer problema por el que las demostraciones de los vendedores son una pérdida de tiempo.

Las demostraciones ocultan las deficiencias y distorsionan las capacidades

El segundo problema de las demostraciones de los vendedores de ERP es que son parciales. Las demostraciones de los vendedores de ERP son sesgadas porque están pensadas para mostrarte lo mejor, las tecnologías más atractivas y los grandes avances que se han hecho en inteligencia artificial y aprendizaje automático.

El proceso pretende mostrarle lo que el producto puede hacer y lo que puede hacer bien.

Estos vendedores no suelen mostrarte o enseñarte todo lo que el software puede hacer. Esa es posiblemente la parte más importante, incluso si sabes que vas a elegir una determinada solución, el vendedor debe dar la oportunidad de enseñar y mostrar lo que el software puede hacer y de esta manera determinar cómo puede ser aplicado en su organización o proceso. En cualquier caso, estas son algunas de las razones por las que los procesos de demostración suelen ser sesgados.

Uno de los problemas del proceso de demostración es que, incluso cuando te están mostrando el software real, los vendedores te muestran solo una configuración del proceso y solo una opción de cómo puede funcionar el software. Hoy en día, la mayoría de los sistemas ERP modernos pueden configurarse de múltiples maneras, pero honestamente los flujos de trabajo y las transacciones más simples pueden configurarse de diferentes maneras, por lo que realmente no proporcionan ese plus extra que usted puede estar buscando.

Es importante mostrar cómo podría ser ese proceso dentro de su sistema. Esto implica que puedan mostrar o enseñar realmente el sistema y no sólo exhiban capturas de pantalla de PowerPoint o algunos de los otros elementos que ya he mencionado anteriormente.

Al final, esto no le da un reflejo exacto de lo que el software podría hacer por tu negocio, puede mostrarle una opción, pero no va a mostrar exactamente lo que necesita para tus requisitos específicos y capacidades.

Calidad de los representantes de ventas

Algo de lo que rara vez se habla en el proceso de demostración de un vendedor es la inconsistencia de las aptitudes y capacidades de los propios representantes de ventas, los que están tratando de venderte el software. De vez en cuando, vemos productos que sabemos que no son muy adecuados para un cliente, pero el representante de ventas es bueno en lo que hace. Sólo muestran todos los grandes puntos fuertes y beneficios del producto, exagerando el beneficio del producto y cuan adecuado puede ser para esa organización en particular.

En otros casos, puedes tener un representante de ventas deficiente que venda un gran producto, pero que haya fracasado por completo en la demostración principal. No están preparados y al final, no entienden tu negocio, y no han configurado las demostraciones específicas para tus necesidades específicas en sus guiones de demostración. Terminan fallando y pasando de un sistema que puede ser un gran aporte para ti y tu organización, a algo que no sería bueno para nadie.

Una de las desventajas que tenemos al ser independientes es que no tenemos control sobre los vendedores. Sin embargo, lo que sí podemos controlar es cómo ayudamos a nuestros clientes a asegurarse que los vendedores están lo mejor preparados posible. Como consultores, queremos aportar conocimientos y experiencia para llenar los vacíos que los vendedores no fueron capaces de demostrar.

Dicho todo esto y a pesar de las demostraciones fallidas que has visto, hay una luz al final del túnel. Si no prefieres ver el proceso de demostración del vendedor, hay muchas alternativas que te pueden ayudar.

Alternativas al proceso de demostración de los vendedores

En primer lugar, quiero aclarar que no estoy sugiriendo que no se realicen demostraciones en absoluto. Si es el punto principal de tu evaluación y es lo primero en lo que va a basar tu decisión, es un error.

En el mejor de los casos, lo trataría como uno de los muchos datos que puedes utilizar para evaluar la toma de decisiones de tu ERP o producto HCM. Veámoslo de esta manera, los datos que pueden ser incluso más beneficiosos que una demostración en sí, van a ser aspectos como las valoraciones cuantitativas de cómo se está utilizando realmente el sistema.

Estos datos terminan siendo una forma objetiva de ver cómo los diferentes sistemas en el mercado se comparan con sus criterios como organización sin el enfoque de las ventas. La conclusión es que es fundamental dejar de lado el argumento de las ventas y obtener datos cuantitativos y objetivos. ¿Por qué lo digo? No todos los requisitos, necesidades y criterios de evaluación van a ser iguales, ni deberían serlo.

Es importante priorizar y considerar los diferentes criterios de decisión que se van a tener en cuenta, para poder reducir rápidamente el campo de acción y priorizar los criterios importantes para usted como empresa y no necesariamente lo que el vendedor del software quiere mostrarle. Disponer de estos criterios de decisión es otra alternativa importante, o al menos un complemento, a la realización de todo el proceso de demostración del vendedor.

Pasos para asegurarte que tus demostraciones sean de valor:

  • Si vas a hacer demostraciones, te recomiendo que no dediques demasiado tiempo a ellas. Hay muchas organizaciones que quieren pasar dos o tres días enteros viendo un solo sistema ERP.
  • Si llegas al punto de querer o necesitar que las demostraciones duren más de un día completo por producto, entonces puedes caer en la parálisis del análisis, y probablemente estás profundizando en un gran número de elementos y aspectos que no van a ser relevantes o que no deberían serlo en tu proceso de decisión.
  • Si haces demostraciones, tómatelo con calma, limita el tiempo que le dedicas y utilízalo como uno de los muchos puntos de información que puedes utilizar en tu proceso de evaluación general.
  • Si sales de las demostraciones con la sensación de que el software puede hacer todo lo que quieres que haga, algo va mal. No has visto la solución completa por cada producto que hay en el mercado.

Al final, asegúrate que utilizas el proceso de demostración no sólo como una forma de validar que es una buena opción para ti. Recuerde que debe validar dónde están esos vacíos o fallos y buscar esos vacíos o fallos en el propio producto. Podría decirse que esto es tan importante como lo que el sistema puede hacer y cómo puede ajustarse a sus capacidades y necesidades. Estas son sólo algunas de las alternativas a depender estrictamente de las demostraciones del proveedor para tu proceso de evaluación. Elije bien.

Puntos clave

Mi tesis aquí es que las demostraciones de los vendedores por sí solas son una pérdida de tiempo. Si ese es su único punto de evaluación, le sugiero que incluya otros aspectos de cómo optimizar las demostraciones. Como mínimo, utiliza las demostraciones de los vendedores como uno de los diferentes puntos de datos y análisis. No dependa excesivamente de las demostraciones de los vendedores. También me aseguraría de reconocer y tomar lo que estás viendo de los representantes de ventas solo como un aspecto a tener en cuenta en tu proceso de decisión.

Espero que esta información te haya resultado útil. Te invito a que descargues el Reporte de Transformación Digital 2021 y, si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto conmigo si quieres hacer una lluvia de ideas relacionadas con tu proceso de evaluación y selección de ERP. Siempre estoy encantado de ser una caja de resonancia informal para ti y tu equipo.

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