En el mundo de la transformación digital, las organizaciones a menudo enfrentan un dilema al integrar aplicaciones localizadas, a menudo altamente especializadas, con un sistema ERP más amplio y estandarizado. Las oficinas locales o unidades de negocio pueden contar con aplicaciones que se alinean perfectamente con sus necesidades específicas, pero cuando se implementa un sistema ERP global, estas herramientas pueden no encajar de manera fluida en la nueva plataforma.
¿Cómo pueden las organizaciones equilibrar la necesidad de funcionalidades avanzadas y localizadas con los beneficios de una solución integrada que aporta consistencia y estandarización en toda la empresa? Este desafío es más común de lo que parece, y comprender cómo abordarlo puede tener un impacto significativo en el éxito de una iniciativa de transformación digital.
Las aplicaciones localizadas, implementadas en unidades de negocio o regiones específicas, cumplen un propósito importante en las organizaciones. Estos sistemas están diseñados para satisfacer las necesidades únicas de mercados, departamentos u operaciones específicas, proporcionando funcionalidades altamente especializadas. Por ejemplo, una oficina regional puede depender de una solución personalizada que gestione un requisito normativo específico o un proceso local que un sistema ERP global no pueda manejar de forma estándar.
En muchos casos, estas aplicaciones están profundamente integradas en los flujos de trabajo diarios de sus usuarios. Los empleados suelen estar acostumbrados a cómo funcionan estas herramientas, que han sido ajustadas a las necesidades específicas de una región o función. Esta especialización y el consiguiente confort y productividad del usuario pueden hacer que la transición a un nuevo sistema resulte desalentadora. El desafío radica en garantizar que estas herramientas localizadas sigan proporcionando valor incluso después de la introducción de un sistema ERP integrado.
Una de las estrategias clave para gestionar múltiples sistemas, incluidas las aplicaciones localizadas, es la gobernanza sólida. En una empresa multinacional, es fundamental contar con un organismo de gobierno central—generalmente liderado por el director de tecnología o información—que comprenda el panorama tecnológico completo de la organización. Este equipo de gobernanza es responsable de mantener un inventario de todas las aplicaciones en uso, cómo están conectadas y qué datos se transmiten entre ellas.
Esta capa de gobernanza es crucial porque ayuda a evitar que las aplicaciones localizadas se conviertan en silos aislados dentro de la organización. Al comprender las funcionalidades que ofrece cada aplicación, el equipo de gobernanza puede evaluar cómo estos sistemas pueden integrarse en el nuevo sistema ERP o eliminarse de manera controlada. Este conocimiento también permite tomar mejores decisiones sobre si una aplicación específica debe mantenerse, reemplazarse o integrarse en la infraestructura ERP más amplia.
El siguiente paso para superar el desafío de las aplicaciones localizadas es traducir las funcionalidades de estos sistemas al contexto del nuevo sistema ERP. No se trata solo de una integración técnica, sino de entender el valor central que cada aplicación localizada aporta y determinar cómo preservar ese valor dentro de un sistema más estandarizado y global.
Por ejemplo, si una aplicación localizada gestiona un requisito normativo específico en una región, el objetivo sería replicar esa funcionalidad en el nuevo ERP o encontrar una forma de integrarla para que el proceso empresarial no cambie. Esta traducción de funcionalidades requiere colaboración entre los equipos de TI, líderes empresariales y consultores externos para garantizar que los procesos correctos se trasladen de los sistemas heredados al nuevo ERP.
Incluso después de decidir cómo integrar o reemplazar las aplicaciones localizadas, el verdadero desafío a menudo radica en gestionar el cambio que esto conlleva. Los usuarios acostumbrados a sus sistemas antiguos pueden resistirse a la nueva solución ERP integrada, especialmente si sienten que sus necesidades específicas ya no se están satisfaciendo.
Una estrategia exitosa de gestión del cambio implica comunicación continua, capacitación y soporte. Los empleados deben sentir que su opinión es valorada y contar con las herramientas y recursos necesarios para adaptarse al nuevo sistema. En algunos casos, esto puede significar personalizar el ERP para satisfacer mejor necesidades específicas, manteniendo los estándares globales.
Cuando se enfrenta la decisión de mantener o reemplazar una aplicación localizada, las organizaciones deben evaluar cuidadosamente los pros y los contras. Si la aplicación proporciona funcionalidades críticas para una unidad de negocio o región específica y no existen soluciones ERP listas para replicarlas, puede tener sentido mantenerla. Sin embargo, esta decisión debe sopesarse con el objetivo a largo plazo de tener un sistema unificado e integrado.
Por otro lado, reemplazar aplicaciones localizadas con funcionalidades estandarizadas del ERP puede llevar a una mayor consistencia y eficiencia en toda la organización, aunque pueda requerir personalización significativa o cambios en los procesos.
La clave para equilibrar con éxito las aplicaciones localizadas y un sistema ERP integrado radica en comprender el valor de ambos. Las aplicaciones localizadas no son inherentemente negativas: ofrecen funcionalidades especializadas que pueden impulsar la productividad en regiones o unidades de negocio específicas. Sin embargo, la necesidad de integración y estandarización en una organización multinacional a menudo requiere un enfoque más holístico. Mediante la implementación de una gobernanza sólida, la traducción de las funcionalidades localizadas al sistema ERP y la gestión efectiva del proceso de cambio, las organizaciones pueden adoptar con éxito un sistema ERP global mientras satisfacen las necesidades únicas de las unidades de negocio individuales.
En última instancia, el objetivo es preservar las fortalezas de las aplicaciones localizadas mientras se alinea la organización con los objetivos más amplios de la transformación digital. Al gestionar cuidadosamente la integración de estos sistemas, las organizaciones pueden garantizar una transición más fluida hacia un sistema ERP unificado e integrado que soporte tanto las necesidades globales como las locales.
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