Cuando las empresas compran un nuevo sistema ERP como parte de su transformación digital, generalmente se dan cuenta de que se requerirá alguna formación específica del sistema. Más allá de eso, también deben darse cuenta de que algunos consultores pueden ser necesarios para asegurarse de que eligen el sistema adecuado (para ellos) y para obtener el máximo beneficio de ese sistema.
Pero, incluso cuando tienen suficiente consultoría y capacitación, el éxito todavía no está garantizado. Muchos descubren que, poco después de irse a vivir, las cosas empiezan a ir mal. Algunos problemas aparecen rápidamente, y una de esas cosas es la precisión de los datos. Ya sea que una empresa esté usando MRP (Materials Requirements Planning) o alguna variante de ROP (Reordenar control de puntos), saber exactamente cuánto stock tienen a mano es bastante fundamental. Cuando los pedidos inexactos de Compra, Ventas y Obras también se factorizan, las cosas empeoran aún más porque entonces no hay una imagen exacta de la oferta y la demanda actuales. Las órdenes parcialmente entregadas que deberían haberse llamado completas se dejan abiertas y, aunque un ser humano podría reconocer que ya no viven, muchos sistemas ERP no reciben las reglas para decidir eso ellos mismos.
La razón principal de esta degradación constante de la precisión de los datos es que la gente encuentra recortes; a veces para hacer su vida más fácil y a veces porque realmente piensan que están ayudando y beneficiando a la empresa al hacerlo. Por ejemplo; al emitir materiales a Producción, la mayoría de los sistemas permiten asignar materiales, seleccionar listas para ser levantadas e impresas, y luego la cuestión real para ser transaccionada; y luego el proceso que se repetirá si hubo alguna escasez la primera vez. Pero muchos sistemas también tienen una opción de 'varios repartos' que no requiere una lista de selección para ser levantado e impreso, por lo que algunos usuarios querrán ahorrar tiempo mediante el uso de esta opción. Sin duda quitará los artículos de las existencias: sin embargo, las órdenes de obras seguirán mostrando escasez hasta que se cierren y existe el peligro, en ese momento, de que estas falsas carencias se tomada retroactiva o se subestimen los costos de los artículos fabricados.
Pasando a Órdenes de Compra y el lado de la oferta; puede parecer poco importante que algunos tengan pequeñas cantidades residuales de artículos que nunca serán entregados pero, durante un período de tiempo, estas cantidades se suman. También existe el peligro de que, si la nota de entrega del proveedor no cotiza un número de orden de compra válido, las personas ingresen los artículos a stock utilizando una opción de «recibo varios»; dejando así la orden abierta.
Los intentos de encontrar atajos no se limitan a la producción y al almacén. Especialmente al final del mes, las personas pueden sentirse tentadas a aumentar las facturas de ventas dentro del módulo Cuentas por cobrar para que no tengan que esperar a que se realicen envíos en el módulo Procesamiento de pedidos de venta, y las facturas de compra a veces se ingresan directamente a Cuentas por pagar si el número de la orden de compra no se puede identificar rápida y fácilmente.
La gente generalmente no usa atajos inapropiados para dañar deliberadamente a la empresa. El problema suele ser que la empresa trajo consultores para decidir qué tareas se deben realizar y luego los usuarios fueron capacitados cómo realizar esas tareas; pero no se les dio educación sobre la importancia de llevar a cabo esas tareas. Así que piensan, por ejemplo, que no importa cómo se efectúa la transacción de acciones siempre y cuando se efectúe, y no importa cómo las facturas entran en el sistema siempre y cuando lleguen al sistema.
Para garantizar el éxito, las personas no sólo necesitan consultoría y formación: también necesitan educación. Necesitan saber cómo funcionan los sistemas ERP y qué necesitan esos sistemas para funcionar bien. Necesitan entender que, en un sistema integrado, una sola pieza de datos puede tener múltiples usos, y necesitan entender las consecuencias de lo que hacen, y lo que no logran hacer. Algunas empresas invierten en educación, pero la limitan al equipo principal de implementación y por lo tanto no obtienen el beneficio total de su nueva sistema.
La pregunta, entonces, es quién debe proporcionar esta educación. En una organización grande, puede haber ya algunas personas que tienen una amplia experiencia en ERP (recordando que necesitarán tener una comprensión completa del uso de ERP en todos los departamentos en los que se va a implementar). Estas personas primero pueden transmitir ese conocimiento al equipo de implementación.
Si una empresa no cuenta con la experiencia necesaria, puede obtener la ayuda de consultores especializados de ERP para proporcionar los conocimientos necesarios. De cualquier manera; una vez que el equipo de implementación ha adquirido los conocimientos necesarios, son las personas ideales para difundirlo dentro de sus propios departamentos porque podrán poner todo en contexto para sus colegas. Serán vistos como conocedores y a esos colegas les resultará mucho más fácil seguir su consejo y dirección cuando el proyecto se ponga en marcha.
Si invierten en consultoría, formación y educación, las empresas pueden abordar sus proyectos con confianza.
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