Pochi potrebbero discutere l'importanza e i benefici di avere dipendenti a tutti i livelli della vostra organizzazione coinvolti nella vostra iniziativa ERP. Ma se vi dicessimo che i dipendenti dedicati a queste iniziative hanno un turnover maggiore del 30% rispetto ai dipendenti non coinvolti in un progetto ERP? Questo suggerirebbe che in alcuni casi le aspettative dei dipendenti potrebbero essere irrealistiche. Qualcosa potrebbe anche essere fuori equilibrio nello spettro rischio-ricompensa, e in un'iniziativa ERP, i successi rapidi possono essere lenti a emergere. Un team che anela alla soddisfazione e al feedback che deve aspettare fino al go-live è raramente un team entusiasta.
È probabile che abbiate dei buoni project manager e PMI all'interno della vostra organizzazione, ma riconoscete che un'iniziativa ERP o una trasformazione digitale sono diverse. Probabilmente avete risorse che vi aiuteranno a formare i dipendenti su come utilizzare un nuovo sistema, ma chi forma il team ERP interno su come eseguire una miriade di decisioni che dovranno essere prese durante la sua costruzione?
Quando i progetti vanno oltre il tempo e il budget (e la maggior parte lo fa) le frustrazioni crescono. Volete che il team sia entusiasta, ma è realistico? Identificare e reclutare i vostri dipendenti più performanti è un buon inizio - la sfida sarà quella di coprire le loro posizioni. Uno dei più grandi errori che vediamo troppo spesso sono le aziende che chiedono ai dipendenti di fare un doppio lavoro. Semplicemente non funziona e non finisce bene.
Vorrai anche costruire ricompense nel budget e nel piano del progetto. Le ricompense possono essere sotto forma di compensazione e di riconoscimento. Spesso dividere e assegnare i compiti può aiutare a creare la proprietà. Lasciate che i dipendenti giochino sui loro punti di forza. Se stai cercando di identificare i 10 più grandi punti di sofferenza in ufficio - un alto performer dell'ufficio potrebbe essere la tua migliore opzione per assicurarti informazioni credibili - questo significa usare le tue PMI in modi logici che aiutano loro (e il progetto) a vincere.
Mentre questo blog parla di promuovere l'impegno dei dipendenti, non accadrà senza che i leader giusti nella vostra azienda vengano e rimangano coinvolti. Abbiamo menzionato l'importanza di scegliere i giusti dipendenti per l'iniziativa, ma scegliere i giusti leader "autorizzati" è un must. A seconda della complessità e delle dimensioni della vostra azienda ci dovrebbero essere uno o più dirigenti a tempo pieno dedicati esclusivamente all'iniziativa. Essi svolgeranno una varietà di compiti e forniranno una guida e un feedback che aiuta a far sentire il team valorizzato.
Si vuole anche incoraggiare la leadership di ogni membro del team - anche se va bene se la mostrano in modi diversi. Il successo del progetto dipende dalle varie opinioni e conoscenze del team. Fate attenzione agli influenzatori che potrebbero emergere. Non è raro che un membro IT interno prenda il comando o cominci ad influenzare il processo decisionale - la conoscenza è potere. Se i membri del team iniziano semplicemente a seguire le decisioni invece di discutere e analizzare attentamente, le cose possono iniziare ad andare male.
Ammettiamolo, è complicato prendere decisioni su azioni come la configurazione o la personalizzazione del software - questa è una delle molte aree in cui un consulente ERP indipendente può essere una risorsa per il team. In conclusione - è raro che un team interno abbia tutta la conoscenza di cui ha bisogno senza accedere a risorse esterne "indipendenti" credibili. Potreste essere diretti verso i guai se non date loro la formazione e il supporto di cui hanno bisogno all'inizio. I sintomi del non farlo possono andare dalla bassa fiducia o insicurezza (che molti tenteranno di nascondere) alla frustrazione, all'indifferenza, al lasciare che altri prendano le decisioni. Alcuni lasceranno il loro lavoro per evitare quello che possono percepire come un incarico nebuloso che sta dando loro poca soddisfazione mentre lavorano più ore.
Parlate con noi di Third Stage Consulting di come addestriamo i team a navigare in tutto, dalla politica alle sfide di Organizational Change Management (OCM) delle iniziative ERP. Abbiamo anche alcune grandi idee su come incentivare e premiare i team interni.
Una delle aree in cui i dipendenti possono aggiungere valore è discutere e spiegare i processi attuali, che siano buoni, cattivi o inesistenti. Le sessioni di mappatura dei processi catturano anche idee e preoccupazioni. Sarebbe inconcepibile implementare un nuovo sistema e non avere cambiamenti significativi nei processi. Il cambiamento dei processi può avvenire per una varietà di ragioni, ma anticipiamo queste:
L'OCM è un fattore di successo estremamente importante nelle iniziative ERP. Alcuni membri del team interno potrebbero sentirsi ingannati quando chiedete le loro opinioni sui processi, ma decidete di andare in un'altra direzione. Fissare aspettative realistiche e mantenere una comunicazione aperta e nitida è altrettanto importante. Volete abbassare il volume del mulino delle voci. Tenete a mente che mentre chiedete ai dipendenti le loro opinioni su funzionalità e compiti, le loro menti potrebbero essere concentrate su cose diverse:
1) Che impatto avrà sul mio lavoro; o avrò ancora un lavoro?
2) Se ignoro questo progetto, anch'esso sparirà come altri progetti dell'azienda in passato
3) Sarò in grado di navigare e imparare la nuova tecnologia?
Un piano OCM efficace deve essere multiforme, dettagliato, e dovrebbe evolvere con l'iniziativa. Non è un ambiente facile da gestire quando si chiede il coinvolgimento e l'input dei dipendenti, ma si possono usare o meno le loro raccomandazioni. Ci sono modi per avere conversazioni produttive intorno e su ciò che sta cambiando, ma molte organizzazioni saltano questo passo perché il progetto è in ritardo, e l'OCM può sembrare meno importante che mantenere il progetto in movimento. Niente potrebbe essere più lontano dalla verità. Farlo si manifesterà solo in modi non molto carini lungo la strada. Lasciate che Third Stage condivida alcune delle nostre competenze con il vostro team sulla costruzione di piani OCM che mantengono i team a lavorare in modo coeso mentre sfruttano le nuove tecnologie.
Non è raro per i nostri consulenti osservare differenze di percezione (e felicità) da parte dei membri interni di un'azienda. L'impegno può essere influenzato dalle relazioni dei dipendenti con i loro diretti supervisori. I dipendenti sono percettivi e rileveranno come il management "nella loro parte dell'azienda" sta reagendo alla prospettiva di una nuova tecnologia. Ognuno è uno stakeholder in un progetto ERP e gli impiegati notano il contegno e gli atteggiamenti delle persone in carica. Qualcosa di semplice come il roteare gli occhi può essere visto come negativo o poco incoraggiante.
Vediamo esempi di senior management che si ritira per occuparsi delle priorità quotidiane del business. Mentre "sostengono" il progetto, spesso delegano tutto, se non la maggior parte, del processo decisionale. Possono diventare meno disponibili o le "conversazioni da corridoio" cominciano a prendere il posto di riunioni efficaci. Questo può avere un impatto sul morale o sulla fiducia e far sì che i membri del team mettano in dubbio i loro ruoli o il loro valore. Per la maggior parte dei membri interni del team questo può essere il loro primo coinvolgimento in un progetto ERP, e c'è una buona probabilità che non abbiano capito completamente le difficoltà che avrebbero incontrato.
Alcuni team di gestione potrebbero non aver imparato l'importante lezione che i team di progetto interni avranno un turnover e come gestirlo. Questo diventa più facile da gestire se i compiti specifici (e la responsabilità che ne deriva) sono stati assegnati agli individui fin dall'inizio. Un team di progetto non è statico e preparare il team ad abbracciare il cambiamento di tutti i tipi aiuterà il morale.
Questo blog parla dell'importante ruolo che i membri del team giocano in un'iniziativa ERP. Educare e istruire i membri del team su come essere efficaci e felici è la sfida. Le loro responsabilità sono grandi. Oltre alle decisioni tecniche e di processo, devono rappresentare la cultura dell'organizzazione. Questo significa dare importanza a interfacce e routine intuitive per i loro colleghi quando si progetta il nuovo sistema. Non farlo ostacolerà l'adozione in una varietà di modi diversi. Sì, abbiamo visto aziende lanciare una nuova tecnologia costosa solo per avere dipendenti che si rifiutano di usarla o resistono usando soluzioni alternative.
I team dei progetti ERP possono iniziare a sentire alienazione o isolamento per molte delle ragioni menzionate in questo blog. Parlate con noi di come formare e mantenere i team ERP produttivi e soddisfatti. Questa è una conversazione che ci piacerebbe avere - sentitevi liberi di contattarci.
