Rares sont ceux qui contestent l'importance et les avantages de la participation des employés à tous les niveaux de votre organisation à votre projet ERP. Mais si nous vous disions que les employés qui se consacrent à ces initiatives ont un taux de rotation de 30 % supérieur à celui des employés qui ne participent pas à un projet ERP ? Cela suggère que, dans certains cas, les attentes des employés sont peut-être irréalistes. Il se peut également qu'il y ait un déséquilibre entre le risque et la récompense, et dans une initiative ERP, les gains rapides peuvent être lents à venir. Une équipe qui aspire à la satisfaction et à un retour d'information qui doit attendre la mise en service est rarement une équipe enthousiaste.
Il y a de fortes chances que vous disposiez de bons chefs de projet et de PME au sein de votre organisation, mais reconnaissez qu'une initiative ERP ou une transformation numérique est différente. Vous disposez probablement de ressources qui vous aideront à former les employés à l'utilisation d'un nouveau système, mais qui forme l'équipe ERP interne à l'exécution d'une myriade de décisions qui devront être prises pendant la construction du système ?
Lorsque les projets dépassent les délais et le budget (et c'est le cas de la plupart d'entre eux), les frustrations augmentent. Vous voulez que l'équipe soit enthousiaste, mais est-ce réaliste ? Identifier et recruter vos employés les plus performants est un bon début - le défi sera de pourvoir leurs postes. L'une des plus grandes erreurs que nous voyons trop souvent est que les entreprises demandent à leurs employés de faire double emploi. Cela ne fonctionne pas et ne se termine pas bien.
Vous voudrez également intégrer les récompenses dans le budget et dans le plan du projet. Les récompenses peuvent prendre la forme d'une compensation ou d'une reconnaissance. Souvent, le fait de diviser et de répartir les tâches peut contribuer à créer un sentiment d'appartenance. Laissez les employés jouer sur leurs points forts. Si vous cherchez à identifier les 10 points les plus douloureux de l'atelier, un employé très performant de l'atelier pourrait être votre meilleure option pour obtenir des informations crédibles, ce qui signifie que vous devez utiliser vos PME de manière logique pour les aider (et aider le projet) à gagner.
Alors que ce blog parle de favoriser l'engagement des employés, cela ne se fera pas sans que les bons dirigeants de votre entreprise s'impliquent et restent impliqués. Nous avons mentionné l'importance de choisir les bons employés pour l'initiative, mais choisir les bons dirigeants "habilités" est une nécessité. En fonction de la complexité et de la taille de votre entreprise, un ou plusieurs cadres à temps plein devraient se consacrer uniquement à l'initiative. Ils s'acquitteront de diverses tâches et fourniront des conseils et un retour d'information qui permettront à l'équipe de se sentir valorisée.
Vous souhaitez également encourager le leadership de chaque membre de l'équipe - même si cela ne pose aucun problème s'ils le manifestent de différentes manières. Le succès du projet dépend des opinions et des connaissances variées de l'équipe. Faites attention aux influenceurs qui pourraient se manifester. Il n'est pas rare qu'un membre de l'équipe informatique interne prenne l'initiative ou commence à influencer la prise de décision - le savoir étant le pouvoir. Si les membres de l'équipe se contentent de suivre les décisions au lieu de débattre et d'analyser soigneusement, les choses peuvent commencer à déraper.
Avouons-le, il est compliqué de prendre des décisions sur des actions comme la configuration ou la personnalisation d'un logiciel - c'est l'un des nombreux domaines où un consultant ERP indépendant peut être une ressource pour l'équipe. En résumé, il est rare qu'une équipe interne dispose de toutes les connaissances dont elle a besoin sans avoir recours à des ressources extérieures "indépendantes" crédibles. Vous risquez d'avoir des problèmes si vous ne leur fournissez pas la formation et le soutien dont ils ont besoin dès le début. Les symptômes d'un tel manquement peuvent aller d'un manque de confiance ou d'insécurité (que beaucoup tenteront de cacher) à la frustration, à l'indifférence et au fait de laisser les autres prendre les décisions.
Certains quitteront leur emploi pour éviter ce qu'ils perçoivent comme une mission nébuleuse qui leur apporte peu de satisfaction alors qu'ils travaillent de longues heures. Parlez-nous, à Third Stage Consulting, de la façon dont nous formons les équipes à naviguer dans tous les domaines, de la politique aux défis de la gestion du changement organisationnel (OCM) des initiatives ERP. Nous avons également de bonnes idées sur la façon de motiver et de récompenser les équipes internes.
L'un des domaines dans lesquels les employés peuvent apporter une valeur ajoutée est la discussion et l'explication des processus actuels, qu'ils soient bons, mauvais ou inexistants. Les sessions de cartographie des processus permettent également de recueillir des idées et des préoccupations. Il serait inconcevable de mettre en œuvre un nouveau système sans que des changements importants soient apportés aux processus. Les changements de processus peuvent survenir pour diverses raisons, mais prévoyez-les :
La GCO est un facteur de réussite extrêmement important dans les initiatives ERP. Certains membres de l'équipe interne pourraient se sentir déçus lorsque vous leur demandez leur avis sur les processus mais que vous décidez d'aller dans une autre direction. Il est tout aussi important de fixer des attentes réalistes et de maintenir une communication ouverte et claire. Vous voulez réduire le volume du moulin à rumeurs. N'oubliez pas que lorsque vous demandez aux employés leur avis sur les fonctionnalités et les tâches, leur esprit peut être concentré sur d'autres choses :
1) Quel impact cela aura-t-il sur mon emploi, ou aurai-je encore un emploi ?
2) Si j'ignore ce projet, il disparaîtra lui aussi, comme d'autres projets de l'entreprise l'ont fait dans le passé.
3) Serai-je capable de naviguer et d'apprendre la nouvelle technologie ?
Pour être efficace, un plan de GCO doit comporter plusieurs volets, être détaillé et évoluer avec l'initiative. Il n'est pas facile de gérer un environnement où l'on demande la participation et la contribution des employés, mais où l'on peut ou non utiliser leurs recommandations. Il existe des moyens d'avoir des conversations productives autour et sur ce qui change, mais de nombreuses organisations sautent cette étape parce que le projet prend du retard et que la GCO peut sembler moins importante que la poursuite du projet.
Rien n'est plus faux. Agir de la sorte ne fera que se manifester de façon peu réjouissante en bout de ligne. Laissez Third Stage partager avec votre équipe une partie de son expertise sur l'élaboration de plans de MCO qui permettent aux équipes de travailler de manière cohérente tout en exploitant les nouvelles technologies.
Il n'est pas rare que nos consultants observent des différences de perception (et de bonheur) chez les membres de l'équipe interne d'une entreprise. L'engagement peut être influencé par les relations des employés avec leurs superviseurs directs. Les employés sont perspicaces et détecteront comment la direction "dans leur partie de l'entreprise" réagit à la perspective d'une nouvelle technologie. Tout le monde est partie prenante d'un projet ERP et les employés sont attentifs au comportement et à l'attitude des responsables. Un simple roulement des yeux peut être perçu comme négatif ou peu encourageant.
Nous voyons des exemples de cadres supérieurs qui se retirent pour s'occuper des priorités quotidiennes de l'entreprise. Bien qu'ils "soutiennent" le projet, ils délèguent souvent la totalité, voire la plupart, des décisions à prendre. Ils peuvent devenir moins disponibles ou les "conversations de couloir" commencent à prendre la place de réunions efficaces. Cela peut avoir un impact sur le moral ou la confiance et amener les membres de l'équipe à remettre en question leur rôle ou leur valeur. Pour la plupart des membres de l'équipe interne, il s'agit peut-être de leur première participation à un projet ERP, et il y a de fortes chances qu'ils n'aient pas pleinement compris les difficultés qu'ils allaient rencontrer.
Certaines équipes de gestion n'ont peut-être pas appris la leçon importante que les équipes de projet internes connaîtront un roulement et comment y faire face. Cela devient plus facile à gérer si des tâches spécifiques (et la responsabilité qui les accompagne) ont été assignées aux individus dès le début. Une équipe de projet n'est pas statique et le fait de préparer l'équipe à accepter les changements de tous types contribuera à améliorer le moral.
Ce blog traite du rôle important que jouent les membres de l'équipe dans une initiative ERP. Le défi consiste à les former et à les encadrer pour qu'ils soient efficaces et heureux au sein de l'équipe. Leurs responsabilités sont grandes. En plus des décisions techniques et de processus, ils doivent représenter la culture de l'organisation. Cela signifie qu'il faut accorder de l'importance aux interfaces et aux routines intuitives pour leurs collègues lors de la conception du nouveau système. Si ce n'est pas le cas, l'adoption sera entravée de différentes manières. Oui, nous avons vu des entreprises lancer de nouvelles technologies coûteuses pour que les employés refusent de les utiliser ou résistent en utilisant des solutions de contournement.
Les équipes de projet ERP peuvent commencer à ressentir de l'aliénation ou de l'isolement pour de nombreuses raisons mentionnées dans ce blog. Discutez avec nous de la manière de former et de maintenir des équipes ERP productives et satisfaites. C'est une conversation que nous aimerions avoir - n'hésitez pas à nous contacter.
